Seu DP e RH ainda vivem em planilhas, Drive e grupos de WhatsApp?

O que é o ActaOne e para quem foi desenvolvido?

O ActaOne é uma plataforma brasileira de gestão de pessoas que centraliza Departamento Pessoal e RH em um único sistema online, sem instalação. Foi desenvolvido para empresas de qualquer porte e segmento que precisam sair das planilhas, do WhatsApp e do papel para organizar colaboradores, documentos, processos e comunicação interna. O único requisito é ter um CNPJ com situação cadastral ativa na Receita Federal, a verificação é automática no momento do cadastro.

O ActaOne calcula a folha e transmite o eSocial?

Sim. O motor de cálculo é nativo e fecha a competência em folha, benefícios, encargos, provisões, 13º salário e PLR, e os eventos do eSocial saem desses mesmos valores. A transmissão também é nativa, sem transmissor à parte: a empresa cadastra uma única vez o certificado digital A1 (e-CNPJ), informa o FPAS e o código de Terceiros e envia os eventos de tabela do empregador, com um teste que mostra o motivo exato de qualquer rejeição. A partir daí, os eventos são validados contra o leiaute oficial, assinados com o certificado da própria empresa e transmitidos de dentro da plataforma, com consulta do resultado, retificação, reabertura de período e piloto automático opcional. O arquivo de pagamento CNAB 240 sai com PIX no layout do seu banco, e o holerite e os demonstrativos são emitidos no sistema, com fluxo de assinatura.

Em quanto tempo consigo colocar o sistema em uso?

O ambiente é ativado na hora em que o administrador abre o link da proposta comercial. Depois disso, a configuração inicial (dados da empresa, departamentos e cargos, certificado digital do eSocial e cadastro dos colaboradores) é feita pela própria equipe de DP ou RH, com o acompanhamento da equipe do ActaOne no onboarding e durante todo o período de teste. Não há instalação, servidor nem treinamento obrigatório.

Como é a jornada de contratação, do primeiro contato ao suporte?

Você fala com um especialista, que apresenta o ActaOne à realidade da empresa. Se fizer sentido, a empresa recebe a proposta comercial e assina, e o ambiente é criado na hora. Em seguida a equipe do ActaOne faz o onboarding inicial e acompanha a empresa durante todo o período de teste, que não exige cartão de crédito. Depois, as dúvidas do dia a dia são atendidas por WhatsApp e e-mail, em horário comercial.

Preciso migrar tudo de uma vez para começar?

Não. O ActaOne não exige uma virada de chave. Você pode começar cadastrando apenas os colaboradores ativos e ir alimentando os demais módulos conforme a rotina de trabalho pede. Muitos clientes começam pelo módulo de solicitações ou de recrutamento e expandem para o restante ao longo do primeiro mês. O teste grátis existe justamente para você explorar no seu ritmo.

O ActaOne tem IA integrada? Como funciona na prática?

Sim. O ActaOne tem IA integrada nativamente sem precisar de assistentes genéricos ou ferramentas externas. Você pode gerar análises de clima, posicionar colaboradores na matriz 9-Box, criar PDIs, redigir políticas, analisar denúncias, ranquear candidatos e muito mais, sem precisar sair da plataforma. A IA amplifica o trabalho do time de RH e DP, não substitui: ela analisa, escreve e sugere, mas as decisões continuam com o gestor. Cada ação consome créditos inclusos no plano, renovados mensalmente.

Como é calculado o valor da mensalidade?

A cobrança é por colaborador ativo, e quanto maior a equipe, menor o valor por colaborador. O plano base, para 10 colaboradores (o mínimo), custa R$ 194,50 por mês no total, valor único e não uma mensalidade-base somada a um valor por colaborador. Para mais de 10 colaboradores, o valor precisa ser simulado no simulador desta página. Colaboradores desligados saem da contagem imediatamente, sem espera até o próximo ciclo. Não há cobrança por módulo, por operador ou taxa de implantação, todos os módulos estão inclusos desde o primeiro acesso.

Como funciona o teste grátis?

Depois de fechar a proposta com a equipe do ActaOne, o ambiente é ativado com acesso completo por um período de teste definido na proposta, sem informar cartão de crédito. Todos os módulos estão disponíveis desde o primeiro acesso, não há versão limitada do trial, e a equipe acompanha a empresa durante todo o período. Se decidir continuar, basta adicionar o cartão e a assinatura segue. Se preferir não continuar, a conta expira sem nenhuma cobrança.

Posso cancelar a qualquer momento? Há fidelidade?

Não há fidelidade nem multa por cancelamento. Você cancela quando quiser pelo painel de Assinatura, a exclusão é agendada para o fim do período já pago, com um prazo mínimo de 7 dias a partir da solicitação. Durante esse período, o acesso continua normalmente e você pode exportar todos os dados. Nenhuma nova cobrança é gerada após o pedido de cancelamento.

O que acontece com os meus dados se eu cancelar?

A exclusão do workspace é agendada para o fim do período já pago, 7 dias a partir da solicitação, e pode ser desfeita a qualquer momento até essa data. Nesse intervalo, o sistema gera um pacote com todos os dados e envia um link de download por e-mail. Depois da data agendada, os dados do ambiente, os arquivos e as contas de acesso são eliminados em definitivo, sem possibilidade de recuperação. Somente os registros fiscais de cobrança são mantidos pelo prazo legal, sem dados de colaboradores.

Posso ajustar o número de colaboradores?

Sim. O administrador da conta pode aumentar ou diminuir o número de colaboradores contratados a qualquer momento pelo painel de Assinatura. A mudança é refletida na próxima fatura. Não é possível reduzir abaixo do número de colaboradores ativos cadastrados nem abaixo do mínimo de 10.

A IA está incluída no valor da mensalidade?

Sim. Não há cobrança separada pelo acesso às funcionalidades de IA. Cada workspace recebe um pacote mensal de créditos de IA incluso na assinatura, renovado automaticamente todo mês e dimensionado para o uso real da equipe. Cada funcionalidade consome uma quantidade diferente conforme a complexidade da análise. O saldo e o consumo ficam visíveis em tempo real no painel de Assinatura.

Quais módulos estão inclusos no ActaOne?

Todos, sem custo adicional e sem plano diferente. Além do Dashboard, no Departamento Pessoal: Colaboradores, Lançamentos (folha e eSocial), Ausências, ASO e SST, Ativos, Benefícios, Ponto Online, Solicitações, Políticas, Portal do Colaborador e Cálculos Trabalhistas. No RH: Recrutamento, Cargos, Perfis e Testes, Treinamentos, Mural, Pesquisa de Clima, Avaliação de Desempenho, PDI, Canal de Denúncias, Riscos Psicossociais e Fit Cultural. No Colaborativo: Agenda, Fluxos, Pendências, Projetos, Mapas Mentais, Central de Dúvidas, Responsabilidades e Diário de Bordo. Cada um vem completo desde o primeiro acesso.

O ActaOne tem controle de ponto? Atende à Portaria 671?

Sim, o Ponto Online está incluso no plano, não é módulo à parte. O colaborador registra pelo navegador ou pelo app, com reconhecimento facial ao vivo e geolocalização, e a batida feita offline sincroniza sozinha quando a internet volta. O sistema monta o espelho de ponto do mês, o banco de horas e as ocorrências, já aplicando as regras de escala, DSR e horas extras, e esse fechamento alimenta a folha. Sobre a Portaria MTP nº 671/2021, o Ponto Online gera os arquivos AFD e AEJ no layout da Portaria, assinados com certificado ICP-Brasil, e segue o modelo do REP-P, o registro de ponto por programa, inclusive por aplicativo de celular. Para o REP-P, a Portaria exige o registro do programa no INPI e o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade do desenvolvedor, e o ActaOne está formalizando esse processo junto à assessoria jurídica. Até a conclusão, o ActaOne não afirma que esses documentos já foram emitidos.

Como funciona o Portal do Colaborador? Tem app?

O Portal do Colaborador é onde o próprio funcionário acompanha os dados cadastrais, abre solicitações, acessa holerites e documentos, registra o ponto e participa de pesquisas de clima e avaliações quando configuradas. Há também o App do colaborador para Android, com as mesmas funções. O registro de ponto também funciona offline sincronizando depois, e Portal e App possuem gerenciamento de permissões do que pode ser visto pelo colaborador.

Como funcionam recrutamento, avaliações, PDI e clima?

No recrutamento você cria vagas com cargo, departamento, modelo de trabalho e faixa salarial, divulga num portal de carreiras público, move cada candidato pelo funil com avaliação e anotações, e guarda os não selecionados no banco de talentos para vagas futuras. Na Avaliação de Desempenho você cria ciclos com autoavaliação, avaliação do gestor e avaliação por pares em 360°. O PDI registra metas e competências a desenvolver, ligado ou não ao ciclo. E a Pesquisa de Clima monta questionários configuráveis com consolidação automática no dashboard.

O holerite é gerado pelo sistema?

É gerado nativamente. Ao encerrar a competência no eSocial, o holerite é montado automaticamente a partir dos valores da folha, com a marca da sua empresa (logo, cores e fonte), e segue para o mesmo fluxo de assinatura eletrônica que qualquer outro documento.

O ActaOne se conecta ao banco e à contabilidade?

Ao seu sistema contábil, sim. Há integração com ContaAzul, Omie e Nibo, e ao encerrar a competência os lançamentos de contas a pagar como folha, benefícios, encargos, provisões, 13º e PLR são criados automaticamente na conta e categoria configuradas, sem redigitar valores. Com o banco não há conexão direta. O ActaOne gera o arquivo de remessa CNAB 240 com PIX no layout do seu banco, hoje Itaú, Caixa, Bradesco, Banco do Brasil, Santander, Inter, Sicredi, Sicoob e Banestes (além do padrão FEBRABAN), e você sobe esse arquivo no internet banking. Também há integração com Slack e Microsoft Teams para avisos internos.

Meus dados estão seguros? O ActaOne segue a LGPD?

Sim em ambos os casos. Os dados de cada empresa ficam separados, o acesso exige autenticação em dois fatores, cada alteração fica registrada e a plataforma foi desenvolvida com a LGPD como premissa. Os dados da sua empresa pertencem à sua empresa, não são vendidos nem usados para qualquer finalidade além da operação do sistema.

Onde ficam os dados? Há backup automático?

Os dados ficam em ambiente de nuvem de mercado, separados por empresa e com rotinas de backup. Parte do armazenamento pode ocorrer fora do Brasil, com as salvaguardas descritas na Política de Privacidade, que também informa os provedores e o prazo de retenção.

Consigo exportar os dados da minha empresa?

Sim. Você pode exportar os dados dos colaboradores a qualquer momento. Ao cancelar, a exclusão fica agendada para o fim do período já pago, e durante esse intervalo o acesso continua normal para que você exporte tudo antes que os dados sejam removidos.

Como funciona o suporte ao cliente?

O suporte é feito por WhatsApp e e-mail, direto com a equipe do ActaOne, sem chatbot, em horário comercial. Para entrar em contato, use a opção de suporte dentro do próprio sistema ou o site. Antes disso, a equipe acompanha o onboarding e todo o período de teste, e o tour guiado e os tutoriais passo a passo ficam disponíveis no sistema a qualquer momento.

O sistema fica fora do ar? Como é a disponibilidade?

O ActaOne funciona em nuvem, com monitoramento e alertas para a equipe técnica. O ActaOne não divulga um compromisso formal de disponibilidade (SLA) neste momento; quem precisa de evidências para compras pode solicitar pelo e-mail contato@actaone.com.br. Você acessa de qualquer lugar pelo navegador, sem instalar nada e sem depender de servidor local.

Meus dados são usados para treinar modelos de IA?

Não. Os dados da sua empresa são usados exclusivamente para operar o sistema e gerar as análises que você solicitar dentro da plataforma. Nenhuma informação é compartilhada com terceiros nem utilizada para treinar modelos de IA externos. A IA somente roda quando o operador aciona uma função, nunca de forma automática, e é possível usar a plataforma inteira sem tocar nas funcionalidades de IA.